Bei fast allen Lieferanten kannst du heute schon digital bestellen, allerdings nur auf deren Plattformen mit einem separaten Login. Mit dem HGK-AllOrder-System hingegen kannst du und dein Team die Bestellungen bei mehreren Lieferanten bündeln und entweder direkt oder zu einem festgelegten Zeitpunkt digital versenden. Zusätzlich kannst du bei Rückfragen mit der Chatfunktion deinen Lieferanten direkt kontaktieren.

Das System HGK-AllOrder ist für den Nutzer kostenfrei und verfügt über eine intuitiv zu bedienende Nutzer-Oberfläche. Die Registrierung für dieses System erfolgt einfach und schnell über eine APP. Außerdem beinhaltet diese Lösung eine Schnittstelle zum entsprechenden Lieferpartner mit aktuellen Bestelldaten und Preisen sowie eine Chat-Funktion zum direkten Austausch. Und du gelangst mit HGK-AllOrder schon jetzt in zwei wichtige Shop-Welten unserer Lieferpartner ohne dich separat einloggen zu müssen: Table Top und Hotel-Textilien. Weitere Bereiche kommen demnächst noch dazu.

Über die Schaltfläche „Meine Lieferanten“ und anschließend über das Plus-Zeichen kannst du deine Lieferanten suchen und hinzufügen.
Nach dem Hinzufügen der Lieferanten werden automatisch die vorhandenen Artikeldaten im Hintergrund geladen. Das kann je nach Anzahl der Artikel des Lieferanten ein bisschen Zeit in Anspruch nehmen. Öffne jetzt den Bereich „Meine Lieferanten" und du siehst die Liste mit den von dir hinzugefügten Lieferanten. Über die Schaltfläche mit den drei Punkten auf der rechten Seite kannst du die Einstellungen zum Lieferanten aufrufen. Dort kannst du deine Kundennummer sowie die E-Mail-Adresse, die du für die Bestellungen bzw. für die Kommunikation mit dem Lieferanten verwendest, hinterlegen. Bitte beachte hierbei, dass die Angabe „Bestell-E-Mail“ eine Pflichtangabe ist und ohne diese Angabe der Versand deiner Bestellungen an den Lieferanten nicht erfolgen kann. Sobald du die Bestelldaten hinterlegt hast, gelangst du im Bereich „Meine Lieferanten" nach dem Klick auf den ausgewählten Lieferanten auf dessen gelistete Artikel, die du jetzt in den Warenkorb legen und bestellen kannst.

Einige Lieferanten sind direkt mit ihren Webshops an das HGK-AllOrder-System angebunden.
Wenn die passende Kundenummer hinterlegt ist, dann wirst du von AllOrder direkt in den Webshop des Lieferanten geleitet – ohne separaten Login. Dort legst du die gewünschten Artikel in den Warenkorb und nimmst den Warenkorb dann mit zu AllOrder, wo du die Bestellung letztendlich auslöst.
So behältst du den Überblick über alle Bestellungen in einem System und kannst weiterhin wie gewohnt in deinem Lieblingswebshop einkaufen.

Wenn du unser Kreditorenmanagement-System „HGK-BackOffice“ nutzt, dann wird jede Rechnung von dir von uns eingescannt und elektronisch erfasst. Diese Lieferanten werden in HGK-AllOrder als Invoice Lieferanten gekennzeichnet.
Zu jedem deiner Invoice Lieferanten stehen die Artikel aus den Rechnungsdaten von HGK-BackOffice zur Verfügung.
Wenn du einen Invoice Lieferanten hinzufügst, dann gilt genauso wie für die HGK-Lieferanten, dass du nicht nur deine Kundennummer bei den Einstellungen ergänzen, sondern auch eine entsprechende Bestell-E-Mail hinterlegen musst, damit deine Bestellung an die richtige Adresse geschickt wird.

Bei einigen Grossisten sind bereits Schnittstellen zur Übertragung der Daten hinterlegt. Die Bestellungen werden dann in einem passenden Format an den Lieferanten geschickt, sodass dieser deine Bestellung direkt in seinem System bearbeiten kann.
Bitte wende dich vorab an uns, wenn du bei einem der Grossisten über HGK-AllOrder bestellen möchtest.
Eine Anbindung dieser Lieferanten ist nur sinnvoll, wenn du beliefert wirst.
Eine Onlinebestellung kann nicht im Markt abgeholt werden.

Je nach Datenquelle sieht du in HGK-AllOrder den jeweils letzten Rechnungspreis des Artikels (Invoice Lieferant und Mein HGK-Lieferant) oder aktuelle Preise, teilweise sogar Tagespreise (HGK-Katalog, -Shop oder -Webshop-Lieferant). Die Preise der Shop-Lieferanten gelten exklusiv für alle HGK-Mitglieder. Wenn dein Lieferant uns deinen individuellen Ordersatz übermittelt, der nur für dich Gültigkeit hat, dann wird dieser auch nur für dich in HGK-AllOrder angezeigt.

Um deinen Bestellprozess zu vereinfachen, hast du die Möglichkeit, individuelle Einkaufs- bzw. Lagerlisten anzulegen. Du kannst die Listen nach Lieferanten, Lagerplatz oder einem Bereich benennen und organisieren. Hierbei gibt es viele Möglichkeiten, deine Liste zu gestalten. Auf einer Liste können Artikel von mehreren Lieferanten aufgeführt werden oder du kannst einen Artikel auf mehreren Einkaufslisten platzieren. Lege die Reihenfolge der Artikel auf der Liste individuell an und sortiere diese zum Beispiel nach der Platzierung im Lager.
Du kannst Listen entweder aus einem Warenkorb bzw. aus einer bereits getätigten Bestellung heraus erstellen oder Artikel einzelnen Listen hinzufügen.
Wähle dazu die drei Punkte links neben dem Artikel -> Listen bearbeiten.
Auf dem Smartphone musst du zunächst auf das blaue Symbol mit dem Plus klicken, damit dir die Punkte angezeigt werden.
Am besten bereitest du die Listen in Ruhe am PC vor, um dann anschließend mit dem mobilen Gerät direkt am Lagerplatz bestellen zu können.

Wenn du unter dem Menüpunkt Bestellungen rechts auf das Paket neben dem Lieferanten klickst, öffnet sich eine Übersicht über alle Bestellungen beim ausgewählten Lieferanten im gewünschten Zeitraum. Wenn du den ausgewählten Lieferanten im Filter über das kleine x entfernst, dann hast du eine Gesamtübersicht deiner Bestellungen bei allen Lieferanten.

Du hast eine bessere Übersicht und Kontrolle über Bestellungen durch die Freigaberegeln für Bestellungen und die Möglichkeit der Budgetierung.

Verbräuche können im Lagerbestand anhand von Verbrauchsgruppen abgebildet werden.
Alle gebuchten und offenen Verbrauchsbuchungen sind mittels Berichtswesen transparent nachvollziehbar. Die Verbrauchsbuchung hat ebenfalls Auswirkung auf die Inventur.

Bestellartikel können mit Pfandartikeln verknüpft und innerhalb von Wareneingangsbuchungen und für die Inventur verwendet werden. Pfandartikel innerhalb eines Gebindes können auf einen Einzelpfandartikel reduziert und bewertet werden.